Varför en strukturerad checklista?
De flesta BRF:er som gör ett dåligt upphandlingsval gör det inte för att de var slarviga — utan för att de saknar en struktur. De tar in offerter ad hoc, jämför på pris och signerar utan att ha kontrollerat halva listan nedan. Checklistan tar 15–20 minuter att gå igenom och kan spara er tusentals kronor och månader av frustration.
Förberedelse
Gör detta innan ni kontaktar leverantörer.
Inventera fastighetens storlek
Mät eller ta fram exakt yta (kvm), antal lägenheter, våningsplan och lokaler.
Gå igenom underhållsplanen
Identifiera planerade åtgärder de närmaste 3 åren som kan påverka leverantörens arbete.
Lista befintliga serviceavtal
Hiss, OVK, brandlarm — vad täcks redan och vad ska fastighetsskötaren ta ansvar för?
Bestäm önskad servicenivå
Bas (tillsyn + jour), Standard (+ underhåll) eller Fullservice (+ OVK, hiss m.m.)?
Skriv en kravspecifikation
Använd ART-09-mallen som underlag. Inga krav = inga garantier.
Kontrollera befintligt avtals uppsägningstid
Var uppmärksam på automatisk förlängning. Notera varseldatum i styrelsekalendern.
Offerter och leverantörskontroll
Ta in minst 3 offerter
Via Fastighetsskötsel.se kan ni få upp till 3 matchade offerter kostnadsfritt.
Kontrollera F-skattsedel
Via Skatteverket (skatteverket.se). Utan F-skatt kan BRF:en bli skatteskyldig.
Kontrollera ansvarsförsäkring
Be om aktuellt försäkringsbevis med gällande datum och försäkringsbelopp.
Kontrollera betalningsanmärkningar
Sök på bolaget via Allabolag.se. Betalningsproblem = leveransrisk.
Be om referenslista med BRF-uppdrag
Minst 2 BRF:er med liknande storlek. Direktnummer till ordföranden.
Ring referenserna
Fråga: Vad var bra? Vad var dåligt? Skulle ni anlita dem igen?
Offertgranskning
Är priset komplett? Lista exkluderingar
Vad ingår INTE? Löpande underhåll, OVK, hissservice, materialkostnader?
Är SLA specificerat?
Akut: max X timmar. Normalt: max 24h. Utan siffror = inga garantier.
Vad händer vid sjukdom?
Namngiven vikarielösning, max X timmar dröjsmål.
Hur prissätts tillkommande arbete?
Timkostnad för extraarbete, materialpåslag, körtid — specificerat?
Hur indexeras priset?
KPI-indexering är OK. Fria höjningar utan varsel — förhandla bort.
Jämför alla offerter i tabell
Pris, SLA, vikarielösning, refs, F-skatt, avtalslängd — sida vid sida.
Avtalsgranskning
Avtalslängd och uppsägningstid
Standard: 3 månaders ömsesidig uppsägning. Automatisk förlängning — hur länge och med vilket varsel?
Ansvarsklausul vid skador
Om leverantören orsakar skada — vem bär kostnaden? Ska stå i avtalet.
Rapporteringskrav
Månadsrapport? Format? Digital ärendelogg? Namngiven kontaktperson?
Reklamationsrutin
Vid missnöje — vem kontaktas, inom vilken tid korrigeras?
Beslut och överlämning
Styrelsebeslutet dokumenterat
Mötesprotokoll med beslutsunderlag (jämförelsetabell, referensutlåtanden).
Säg upp befintligt avtal skriftligt
E-post med bekräftelse. Notera datum för avtalsslut.
Begär överlämningsdokumentation
Nycklar, passerkoder, felanmälningslogg, pågående ärenden, serviceavtal.
Informera boende om leverantörsbyte
Minst 2 veckor innan, med ny kontaktperson och felanmälningskanal.
Introduktionsmöte med ny leverantör
Gemensam genomgång av fastigheten och era förväntningar.
Sätt varseldatum-påminnelse i kalendern
För nästa avtalsförnyelse — direkt när ni skriver på det nya avtalet.
Redo att börja upphandla? Jämför offerter kostnadsfritt
Vi matchar er med verifierade leverantörer. Få upp till 3 offerter att utvärdera med checklistan ovan.