Vad är en upphandling och måste BRF:er upphandla?
En upphandling är en strukturerad process för att ta in, jämföra och välja leverantör. För BRF:er — som är privaträttsliga juridiska personer — gäller inte offentlig upphandlingslagstiftning (LOU). Ni är fria att välja process och leverantör efter egna kriterier.
Men en strukturerad process skyddar er: den säkerställer att ni jämför rätt saker, dokumenterar beslutsunderlaget och kan försvara valet inför boende om det ifrågasätts.
Steg 1–8: Komplett upphandlingsprocess
Inventera behov och nuläge
Gå igenom er befintliga underhållsplan och identifiera vilka tjänster ni behöver. Lista önskemål och krav: storlek på fastigheten, antal entréer, tekniska installationer och önskad servicenivå.
Skriv en kravspecifikation
Dokumentera exakt vad ni vill ha: tjänsteinnehåll, SLA-krav, rapporteringsformat, avtalslängd och eventuella tilläggstjänster. En kravspec ger leverantörerna underlag att ge korrekta offerter — och ger er ett jämförelsunderlag.
Ta in minst 3–5 offerter
Skicka kravspecifikationen till minst 3–5 leverantörer och be om offerter. Via Fastighetsskötsel.se kan ni få upp till 3 matchade offerter kostnadsfritt utan att ringa runt.
Jämför offerterna strukturerat
Använd vår offertjämförelseguide med 9 kontrollpunkter för att bedöma varje offert på dimensioner utöver priset. Fyll i jämförelsetabellen. Läs mer: offertjämförelseguide med 9 kontrollpunkter.
Kontrollera och ringa referenser
Ring 2–3 referenser per leverantör. F-skatt och ansvarsförsäkring kontrolleras via Skatteverket respektive försäkringsbevis. Allabolag.se för betalningsanmärkningar.
Intervjua toppkandidaterna
Bjud in era 1–2 favoriter till ett möte. Ställ de 10 frågorna från vår intervjuguide. Det fysiska mötet ger en magkänsla som aldrig kan fås via e-post. Läs mer: 10 frågorna från vår intervjuguide.
Styrelsebeslutet
Presentera beslutsunderlaget för styrelsen — jämförelsetabell, referensutlåtanden, offertsammanfattning. Beslut fattas normalt med enkel majoritet i styrelsen. Behöver ni förankra på stämma? Kontrollera era stadgar.
Signera och planera överlämning
Signera avtalet och planera omedelbart för överlämning från eventuell nuvarande leverantör. Ge ny leverantör minst 4 veckor för ordentlig onboarding. Läs mer: leverantörsbyte utan driftstopp.
Styrelsebeslutet — vad krävs?
Fastighetsskötselavtal är normalt ett löpande administrativt beslut som styrelsen kan fatta med enkel majoritet på ett ordinarie styrelsemöte — utan att stämman behöver involveras.
Undantag: om avtalet innebär en åtgärd som är ovanligt stor ekonomisk belastning för föreningen kan det kräva stämmobeslut. Kontrollera era stadgar.
Skillnaden mot offentlig upphandling
Offentlig upphandling (LOU)
Gäller offentliga myndigheter och organisationer. Strikt reglerad process med formella krav på annonsering, anbudstid och likabehandling. Brott kan ogiltigförklara avtalet.
BRF-upphandling (fri)
Privaträttslig — BRF:en bestämmer helt sin process. Ni kan välja vem ni vill, på de villkor ni vill. Enda kravet: att styrelsen kan motivera beslutet inför boende på stämma om det ifrågasätts.
Tidsplan för en typisk BRF-upphandling
| Vecka | Aktivitet |
|---|---|
| Vecka 1–2 | Inventering & kravspec |
| Vecka 3 | Offerter skickade via oss |
| Vecka 4–5 | Offerter inkomna & jämförs |
| Vecka 6 | Ref.kontroll & intervjuer |
| Vecka 7 | Styrelsebeslutet |
| Vecka 8–10 | Signering & överlämning |
Via Fastighetsskötsel.se kan ni starta offertprocessen direkt — kostnadsfritt. Se även vår 28-punkts checklista för upphandling och guiden om rätt avtalstid för fastighetsskötsel.
Vanliga frågor
Starta upphandlingen via oss — kostnadsfritt och utan bindning
Skicka in er förfrågan så matchar vi er med upp till 3 leverantörer som svarar på er kravspecifikation.